Informasi Umum

SI GENDIS adalah sistem terpadu yang memudahkan pengelolaan agenda kegiatan dan surat menyurat di Dinas Perkimtan Pacitan, dengan fitur real-time update dan arsip surat yang efisien.

Tujuan

Website "SI GENDIS" dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan Dinas Perkimtan Kabupaten Pacitan dalam pengelolaan agenda dan surat-menyurat. Pada awal pengembangan, tujuan utama website ini adalah sebagai media untuk menampilkan agenda kegiatan yang belum terlaksana, dimulai dari hari ini hingga agenda di masa mendatang. Agenda yang sudah lewat tidak ditampilkan, membuat tampilan tetap bersih dan terfokus pada kegiatan yang akan datang. Selain itu, website ini dilengkapi dengan fitur pembaruan otomatis, sehingga setiap agenda baru yang ditambahkan akan langsung muncul tanpa memerlukan refresh manual oleh pengguna. Seiring dengan pengembangan lebih lanjut, website ini juga menjadi platform terpadu untuk manajemen surat menyurat, mencakup surat masuk, surat keluar, surat perintah tugas (SPT), surat pengadaan, hingga surat keputusan. Fitur-fitur tambahan yang disediakan termasuk arsip file dalam format ZIP untuk memudahkan pengunduhan, serta export data surat ke Excel. Hal ini memudahkan bagian administratif dalam melakukan pengelolaan agenda dan penyuratan secara efisien tanpa perlu berpindah-pindah platform. Semua fungsi telah disatukan dalam satu website, menjadikan proses administrasi lebih mudah dan terorganisir.

Pemasalahan

●      Pengelolaan Agenda yang Terbatas

Sebelum adanya sistem ini, pengelolaan agenda dilakukan secara manual dan terpisah di berbagai platform, yang membuat staf kesulitan dalam memantau kegiatan yang akan datang dan proses pembaharuan agenda juga belum dilakukan secara real-time.

●      Proses Surat Menyurat yang Tidak Efisien

Sebelum integrasi dalam "SI GENDIS," proses pengelolaan surat masuk, surat keluar, SPT, surat pengadaan, dan surat keputusan dilakukan secara manual dan terpisah-pisah pada berbagai buku. Hal ini menyebabkan tumpang tindih data dan menambah kompleksitas pekerjaan administratif.

●      Keterbatasan Pengarsipan dan Akses Data

Arsip surat-surat penting sulit diakses dan dikelola secara efektif, terutama dalam hal pengunduhan dan pengelompokan dokumen. Ini menghambat efisiensi dalam penanganan surat-menyurat.

●      Kebutuhan Akan Sistem yang Terintegrasi dan Mudah Digunakan

Dengan meningkatnya kebutuhan administrasi, Dinas Perkimtan memerlukan sebuah sistem yang tidak hanya menampilkan agenda, tetapi juga dapat mengelola surat menyurat dalam satu platform, mengurangi beban kerja manual, dan memberikan akses cepat ke informasi penting. 

Solusi

●      Sistem Pengelolaan Agenda Real-Time

Kami mengembangkan fitur agenda yang hanya menampilkan kegiatan yang akan datang, sehingga memudahkan staf untuk fokus pada tugas yang mendesak tanpa teralihkan oleh acara yang sudah berlalu. Fitur update otomatis memastikan agenda terbaru segera muncul tanpa perlu refresh manual.

●      Integrasi Manajemen Surat Menyurat dalam Satu Platform

Fitur surat menyurat mencakup seluruh kategori surat yang dibutuhkan oleh dinas, termasuk surat masuk, surat keluar, SPT, surat pengadaan, dan surat keputusan. Dengan semua surat dikelola di satu tempat, pekerjaan administratif menjadi lebih efisien dan terpusat.

●      Fitur Pengarsipan dan Pengunduhan yang Mudah:

Kami menambahkan fitur download arsip dalam format ZIP dan export data surat ke Excel. Hal ini memudahkan bagian administratif untuk melakukan pengelolaan dokumen secara cepat, efisien, dan terorganisir, tanpa perlu berpindah ke platform lain.

●      Desain Website yang Responsif dan User-Friendly

Website "SI GENDIS" dikembangkan dengan antarmuka yang mudah digunakan oleh staf administrasi, bahkan bagi mereka yang tidak terlalu akrab dengan teknologi. Tampilan yang bersih, intuitif, dan terstruktur membuat pekerjaan lebih efisien, membantu dinas mengatur agenda dan surat-menyurat dengan lebih baik.