Informasi Umum

Di banyak instansi pemerintahan maupun swasta, proses pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) masih dilakukan secara manual atau menggunakan sistem yang tidak terintegrasi. Hal ini menyebabkan proses administrasi menjadi lambat, rawan kesalahan, dan sulit dilacak secara real-time. Untuk menjawab tantangan tersebut, Sentana Teknologi mengembangkan SPPD Smart, sebuah aplikasi berbasis web yang menyederhanakan dan mengotomatisasi seluruh proses surat menyurat perjalanan dinas.

Tujuan

Tujuan utama dari pengembangan aplikasi SPPD Smart adalah untuk menciptakan sistem yang mampu menyederhanakan dan mengotomatisasi seluruh proses administrasi perjalanan dinas secara digital. Aplikasi ini hadir sebagai solusi dari berbagai tantangan yang dihadapi instansi, baik pemerintah maupun swasta, dalam mengelola surat menyurat yang berkaitan dengan perjalanan dinas pegawai. Dengan mengedepankan efisiensi, transparansi, dan akurasi, SPPD Smart memungkinkan proses pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas dilakukan secara lebih cepat, terstruktur, dan bebas dari kerumitan administratif yang biasa terjadi dalam sistem manual. Selain itu, aplikasi ini dirancang agar mudah diakses kapan saja dan di mana saja, sehingga mempermudah koordinasi antara pegawai, atasan, hingga bagian keuangan. Tidak hanya itu, SPPD Smart juga berkontribusi dalam mendukung transformasi digital instansi serta pengelolaan dokumen yang lebih ramah lingkungan melalui konsep paperless.

Pemasalahan

• Proses Manual yang Lambat

Banyak instansi masih mengelola SPPD secara manual, mulai dari pengetikan, pencetakan, tanda tangan basah, hingga distribusi dokumen. Ini mengakibatkan proses menjadi tidak efisien dan memakan waktu.

• Tingginya Risiko Kesalahan Data

Pengisian data secara manual sangat rentan terhadap kesalahan input, duplikasi informasi, atau data tidak sinkron antara bagian satu dengan lainnya.

• Sulitnya Pelacakan Dokumen

Arsip SPPD sering disimpan dalam bentuk fisik yang mudah tercecer atau tidak terorganisir dengan baik, menyulitkan pencarian dan pelacakan dokumen di kemudian hari.

• Kurangnya Transparansi dan Kontrol

Proses verifikasi dan persetujuan dokumen sering kali tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga menyulitkan pimpinan dalam melakukan pemantauan dan pengambilan keputusan.

• Ketergantungan pada Perpindahan Fisik Dokumen

Dokumen harus berpindah dari satu meja ke meja lain, sehingga persetujuan bisa tertunda ketika pejabat terkait sedang tidak berada di tempat.

Solusi

• Digitalisasi dan Otomatisasi Proses

Seluruh tahapan pembuatan SPPD mulai dari input data, persetujuan, hingga cetak format resmi dilakukan secara otomatis melalui sistem berbasis web.

• Validasi dan Keamanan Data

Sistem dilengkapi dengan validasi input dan pembatasan akses berdasarkan level pengguna, untuk menghindari kesalahan dan menjaga keamanan informasi.

• Akses Mudah dan Terpusat

Semua dokumen tersimpan dalam sistem secara terorganisir dan bisa diakses kapan saja melalui dashboard yang user-friendly dan berbasis cloud.

• Tracking dan Notifikasi Real-Time

Progres dokumen dapat dilacak secara real-time, dan pengguna akan mendapatkan notifikasi saat ada tindakan yang perlu dilakukan seperti persetujuan atau revisi.

• Efisiensi Waktu dan Biaya Operasional

Dengan sistem digital, proses menjadi lebih cepat dan hemat biaya karena mengurangi penggunaan kertas, tinta, serta waktu kerja administratif.